Conceitos de sistemas a administrativos dentro de um contexto escolar

1.Conceitos de sistemas a administrativos dentro de um contexto escolar.

A tomada de decisão em uma organização pode ser centralizada ou descentralizada. A centralização é a maneira na qual a localização da tomada de decisão está próxima do topo hierárquico da organização escolar. Já a descentralização pressiona os níveis hierárquicos mais baixos a tomarem decisões.

Em Moçambique, a tendência nos últimos 10 anos tem sido uma maior descentralização das organizações escolares, partindo de base onde são feitas as planificações . No entanto, esta tendência não significa que todas as organizações escolares deveriam descentralizar todas suas decisões. Cada organização deve ter a localização da tomada de decisão na hierarquia de acordo

1.1. Grau de centralização-descentralização

O grau de centralização-descentralização de cada organização é afetado por diversos fatores.

Distribuição do poder dentro de uma escola

A distribuição do poder dentro da empresa é concentração de autoridade na cúpula da

hierarquia ou sua relativa dispersão nos demais níveis da empresa. Muitos autores consideram centralização como sinônimo da concentração da autoridade na cúpula e descentralização como sinônimo da dispersão da autoridade pelos demais outros níveis da empresa...

Anatomia do processo decisorial

O processo de decisão pode ser dado pela parte mais alta da hierarquia ou disperso pela escola. Muitas vezes, os processos decisoriais correspondem ao organograma da escola, porém, em alguns casos as decisões podem ser delegadas aos demais níveis hierárquicos da empresa.

Formalização

A formalização é a codificação das normas, regras, políticas e procedimentos da esola Ela reflete o grau de centralização da escola . Quanto mais específicas e precisas são as normas, mais centralizada tende a ser a organização escolar.

1.2. Benefícios da descentralização

Funcionários mais baixos na hierarquia da  escola podem ter mais acesso à informação que os mais altos na hierarquia, já que normalmente quem tem contacto direto com consumidores e características específicas e técnicas da operação da escola se concentram em níveis hierárquicos mais baixos.

Além disso, essas informações são custosas de serem transferidas através de toda a hierarquia da escola. Em uma decisão centralizada nos níveis mais altos, a decisão pode ter falta de informações, ou os tomadores de decisão incorrem de altos custos para obter as informações necessárias. Por isso, decisões descentralizadas contribuem para melhor uso de conhecimento específico que são mais facilmente obtidas ao usar a diversidade de funcionários da  escola .

Custos da descentralização

  Na perspectiva de MAXIMIANO (2004:45)  “Direitos de decisão descentralizados permitem o uso de conhecimento específico. Entretanto, não necessariamente os funcionários tem incentivo para agir a fim de maximizar o valor da  organição escolar”.

Desenvolver um programa de incentivos para minimizar esse problema muitas vezes é uma tarefa custosa. A escola  pode utilizar medidas de desempenho individual ou em grupo, ou monitoramento directo. Entretanto, toda técnica tem custo, e nenhuma delas resolve o completamente problema

 

1.3. Definindo um grau de descentralização: vantagens e desvantagens

Utilizar tomada de decisão centralizada ou descentralizada depende da  escola e do sector em que a escola  se encontra. Não há regras a serem utilizadas por  escola para decidir o nível de descentralização em sua escola. Estudos empíricos mostram é mais provável que  escolas maiores como as universidades  com mais conhecimento específico e maior diversificação apresentem um nível maior de descentralização. Segue vantagens e desvantagens de tomada de decisão centralizada e descentralizada.

De uma estrutura centralizada:

Vantagens	Desvantagens
Procedimentos homogeneous	Alta dependência da cúpula
Facilidade de controle	Menor competição entre unidades
Eficiência na comunicação vertical	Maior dificuldade em avaliar gerentes
Melhor acesso à informação	Desestimulo a criatividade
Menos redundância de tarefas	Ineficiência no uso de recursos

                                                                                                                      

2. As rúbricas que as escolas usam para o seu funcionamento

Esta parte do trabalho o grupo vai abordar os aspectos relativos a realização das despesas e as receitas que elas arrecadas ao longo de um determinado ano escolar ou académico.

Para tal vamos primeiro dar o conceito de Orçamento e mais outros elementos que compreendem a realição das despesas.

2.1. Orçamento escolar:  segundo o manual da Commonwealth, módulo 5 de gestão financeira,  diz que o orçamento dentro de uma instituição do ensino é  um processo de  preparar um previsão  dum rendimento anticipado e da utilização proposta. Ou por outras palavras  é o processo de preparar  o resumo de programas duma escola  reflectindo os rendimentos  e gastos esperados.

 Com isso, é necessário identificar  e alistar as actividades  que quer se seja executadas  na escola  durante um periodo de um ano, alistar os recursos  necessários  e as possíveis fontes.

Orçamentação é um  processo de relatar gastos de fundos duma forma sistemática para o alcance duma missão  e objectivos planedos duma escola. Ele tem três funoes fundamentais:

·         Providenciar uma visão do custo no tempo pra implementação de programas escolares;

·         Como um instrumento para delegação de autoridades; e

·         Um instrumento para o controlo e avalição da execução.

2.1. Orçamento de funcionamento da escola.

É um plano financeiro global da escola operando para o período fiscal futuro. É geralmente anual.

2.2. Orçamento de investimento  da escola

Interpreta os planos de investimento da escola para gastos maiores nas infra estruturas principais tais como construções. Pode se r de cinco anos chamados plurianuais.

Tipos de orçamentos da escola

2.3. Orçamento do desempenho ou esboço do orçamento –programa da escola

Serve para levar avante um programa da escola. Tem haver com aquilo que está  para ser feito  e nos benefícios disso resultantes para escola. Não é apenas para declarar o rendimento e gastos, mas também a desdcrição breve do que deve ser alcançado  depois de cada verba gasta.

2.4. Tipo tradicional de rendimento

Aqui trata se o rendimento estimado e aspectos para serem financiados. A ess6encia est’a mais na questão de financiamento  do que no vai ser alcançado. Em todos casos, o esboço de orçamento, dever dar estimativas extensivas e exactas de:

• Rendimentos ou receitas; e
• Gastos.

Os rendimentos,   recai principalmente em dosi sentido:                  

• Fundos comprometidos, que são fundos do governo e são claramente destinados  para um próposito específico. Como é o caso de salários de professores, manutenção dos edificios  e construção.  Este tipo de fundo não podem ser recolocados ao nível da escola, para quaisquer outros própositos.
• Fundos não comprometidos, geralmente são donativos pra serem utilizdos em necessidades determinadas como prioritárias na escola. Incluem contribuições vindas de autoridades locais e grupos da cominidades, como é o caso de APP.

Para MARTINS( 1999: 88) “ a importância que tem a educação para a sociedade, os governos estabelecem legislação competente fixando cotas no orçamento  destinada aos serviços educacionais” .

Com esta ideia, o orçamento deverá fixar limites na execução das despesas a  serem realizada durante um ano acad’emico.

2.4.    Despesas

Correntes: fazem parte de gastos como sal’arios e outros beneficios da administração supervisão e mais outros gastos de manutenção, viagens, comunicações e material escolar.

 Despesas de capital ou para o desenvolvimento: são gastos nas principais como,construções , mobiliários equipamento e veiculos.

O controlo orçamental compreende a situação financeira da instituição e suas prioridades para gastos. Significa controlar por rúbricas não haver gastos excessivos em algumas delas e que o dinheiro recebido constem das rúbricas respectivas. No Estado, deve se ter conta o classicador económico das despesas.